Osobní údaje našich uživatelů a obchodních partnerů považujeme za vysoce důvěrné a jejich ochranu bereme velmi vážně. V tomto dokumentu popisujeme, jaké údaje získáváme a jakým způsobem je zpracováváme a zabezpečujeme proti zneužití. Naše společnost za žádných okolností neposkytuje osobní údaje třetím stranám, ani za úplatu či protislužbu, vyjma pověřených zpracovatelů a vyjma případů, kdy nám to ukládá zákon nebo kdy jsou údaje poskytnuty s vaším souhlasem.

Vymezení pojmů

„Systém Dogfile” je softwarový produkt společnosti Dogfile s.r.o., dostupný na webové adrese www.dogfile.eu. Součástí Systému Dogfile je také plugin Dogfile pro WordPress.

„Plugin Dogfile pro WordPress” (dále také jako „Plugin” nebo „Plugin Dogfile”) je samostatně instalovaná součást Systému Dogfile. Plugin umožňuje Licencovaným uživatelům zobrazovat informace uložené v Systému Dogfile na jejich webových stránkách provozovaných na platformě WordPress.

„Uživatel” (dále také jako „vy”) je fyzická osoba, která splňuje alespoň jednu z následujících podmínek:

• aktivně používala nebo používá Systém Dogfile,
• navštívila libovolné webové stránky společnosti Dogfile s.r.o., které jsou zveřejněny mj. na doménách dogfile.eu, dogfile.cz, dogfile.info, catfile.eu, catfile.cz a catfile.info,
• za účelem získání informací nebo vyřešení požadavku kontaktovala uživatelskou podporu Dogfile s.r.o určenými prostředky (kontaktní formulář, e-mail, sociální sítě).

„Partner” je jakákoliv právnická osoba, s níž má Dogfile s.r.o. uzavřen smluvní vztah, v rámci kterého může ve vyjmenovaných případech docházet k předávání osobních údajů Uživatelů.

„Organizátor” je Partner, který prostřednictvím Systému Dogfile zajišťuje organizací akcí (např. výstav psů). 

„Obchodní kontakt” je jakákoliv fyzická osoba, s níž Dogfile s.r.o. vedl nebo vede písemné nebo ústní jednání za účelem plnění obchodních cílů Dogfile s.r.o.

„Licencovaný uživatel” je fyzická nebo právnická osoba, která je v rámci platné Licenční smlouvy s Provozovatelem oprávněná využívat Plugin Dogfile pro WordPress na svých webových stránkách.

„Licenční ujednání“ označuje sadu obecných ujednání mezi Provozovatelem a Licencovaným uživatelem o používání Systému Dogfile. Součástí Licenčního ujednání jsou také tyto Obchodní podmínky.

„Licenční smlouva“ je smlouva uzavřená s konkrétním Licencovaným uživatelem, která vzniká zakoupením licence v Systému Dogfile a řídí se Licenčním ujednáním.

„Provozovatel” Systému Dogfile a „Správce” osobních údajů Uživatelů a Obchodních kontaktů je společnost Dogfile s.r.o., IČ 09449124, Granitova 1115/8, Hloubětín, 198 00 Praha 9 (dále také jako „my” nebo „naše společnost”).

„Zákonem” se rozumí zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů v platném znění.

„Nařízením” se rozumí Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů (dále také jako „GDPR”).

„Obchodní podmínky“ je dokument uveřejněný na webu https://www.dogfile.eu/, který specifikuje závazná pravidla pro používání Systému Dogfile běžnými i Licencovanými uživateli. Nedílnou součástí Obchodních podmínek jsou tyto Zásady ochrany osobních údajů.

Proč shromažďujeme a zpracováváme osobní údaje

Naše společnost si klade za cíl pomocí Systému Dogfile vybudovat komplexní a provázanou databázi psů, včetně údajů o jejich chovatelích a majitelích. Aby měla tato databáze přidanou hodnotu pro všechny Uživatele, je klíčové, aby údaje v ní byly aktuální, kompletní a správné.

Osobní údaje Uživatelů získáváme a zpracováváme zejména za účelem

• poskytování, udržování, zlepšování a ochrany všech našich služeb a funkcí Systému Dogfile a zajištění integrity obsažené databáze,
• zprostředkování uživatelské inzerce,
• poskytnutí komplexních služeb pro organizátory akcí.

Poskytováním služeb se mj. rozumí také poskytování uživatelské podpory.

Osobní údaje získané od Obchodních kontaktů získáváme a zpracováváme za účelem naplnění obchodních cílů a uzavření a plnění vzájemných dohod.

Jaké údaje zpracováváme

Uživatel může některé funkčnosti Systému Dogfile využívat zcela bez registrace, tj. anonymně. Údaje, které při takovém používání Aplikace získáváme a zpracováváme, nemají povahu osobních údajů dle ustanovení Nařízení GDPR čl. 4 odst. 1. Jedná se např. o druh a verzi operačního systému, typ webového prohlížeče, veřejnou IP adresu, přibližnou polohu Uživatele apod. Tyto údaje získáváme z analytických nástrojů používaných v Systému Dogfile nebo na dalších webech naší společnosti. Získávání těchto údajů je technicky realizované pomocí souborů typu cookie, nástroje Google Analytics a podobných technologií.

Uživatel bere na vědomí, že dosud získaná anonymní data nabývají nebo mohou nabýt povahy osobních údajů, pokud Uživatel provede registraci uživatelského účtu v Systému Dogfile (čímž se rozumí zadání e-mailové adresy a její následné potvrzení odkazem v zaslané zprávě).

V případě registrovaných Uživatelů můžeme dále získávat a zpracovávat osobní údaje, které vznikají při používání našich služeb nebo jsou ze získaných dat algoritmicky odvozeny (tzv. profilování). Dle aktivity Uživatele a způsobu používání našich služeb může jít o následující údaje:

• E-mailová adresa (včetně potvrzení její platnosti)
• Jméno a příjmení
• Adresa bydliště
• Telefonní číslo
• Pohlaví
• Historie platebních transakcí provedených v Systému Dogfile

Obdobné údaje můžeme také získat

• od Uživatelů, kteří se obrátí s požadavkem na naši uživatelskou podporu,
• od Partnerů, resp. Organizátorů, kteří se souhlasem dotčených subjektů údajů zprostředkovaně nebo přímo, manuálně nebo automatizovaně převedli do Systému Dogfile svoji existující databázi psů, resp. zaevidovali účastníka jimi pořádané akce.

V případě Obchodních kontaktů získáváme a zpracováváme údaje důležité pro další obchodní styk, zejm.:

• Jméno a příjmení
• Telefonní číslo
• E-mailová adresa
• Název a další údaje společnosti, pro níž Obchodní kontakt pracuje
• Pozice Obchodního kontaktu v rámci společnosti, pro níž pracuje
• Vazby na další Obchodní kontakty a jejich povahu

Nikdy nezískáváme, nezpracováváme ani z jiných údajů neodvozujeme následující údaje:

• citlivé osobní údaje, tj. údaje souvisejí s důvěrnými zdravotními informacemi, rasovým nebo etnickým původem, politickým nebo náboženským přesvědčením nebo sexualitou,
• údaje o platební kartě (jejich příjemcem je přímo banka, která poskytuje rozhraní platební brány, Správce k těmto údajům nemá přístup).

Jak dlouho udržujeme vaše osobní údaje

Osobní i anonymní údaje udržujeme a zpracováváme po různě dlouhou dobu, v závislosti na aktivitách, které jste v Systému Dogfile provedli.

• Anonymní a anonymizované údaje udržujeme bez omezení.
• Osobní údaje udržujeme po celou dobu, kdy využíváte Aplikaci, avšak nejpozději do doby, kdy požádáte o jejich likvidaci (viz také práva Uživatelů ohledně osobních údajů v pozdější kapitole).

Ve zvláštních případech, kdy nám to ukládá zákon, udržujeme osobní údaje po dobu 10 let od vaší poslední aktivity v Systému Dogfile i v případě, že jste požádali o jejich likvidaci. Jedná se zejména o případy, kdy jste pomocí Systému Dogfile provedli platbu a mezi námi a vámi tak vznikla obchodní transakce.

Jak získáváme souhlas se zpracováním osobních údajů

Souhlas se zpracováním vašich osobních údajů můžeme získat buď implicitně (tj. automaticky, pokud se rozhodnete využívat Systém Dogfile dle platných Obchodních podmínek), nebo explicitně (tj. když nám udělíte souhlas v rámci jakéhokoliv kontaktu s námi).

Souhlas může být získán přímo našimi prostředky (Systém Dogfile, sociální sítě, apod.) nebo prostřednictvím našich Partnerů, kteří jsou povinni zajistit souhlas subjektů údajů před tím, než nám příslušné údaje poskytnou.

Souhlas se zpracováním osobních údajů může Uživatel odvolat nebo změnit. Způsoby, jak toto provést, popisujeme níže v části o právech Uživatelů.

Jak a jakými prostředky zpracováváme osobní údaje

Osobní údaje Uživatelů a Obchodních kontaktů zpracováváme způsoby dle ustanovení Nařízení GDPR čl. 4 odst. 2.

K monitorování a analýze údajů o aktivitě Uživatelů v Systému Dogfile, pohybu na našich webech a při čtení našich e-mailů můžeme používat nástroje třetích stran, např. analytické nástroje společnosti Google.

K derivaci dodatečných osobních údajů (jako je např. pohlaví) používáme vlastní analytické algoritmy, případně manuální zpracování autorizovanými osobami.

Jak chráníme vaše osobní údaje

Osobní údaje primárně ukládáme v zabezpečené databázi, která je nedílnou součástí Systému Dogfile.

Přístup k osobním údajům v databázi Systému Dogfile je povolen pouze autorizovaným osobám Správce, jejichž autentizace probíhá pomocí jména a hesla přes zabezpečený šifrovaný protokol.

Osobní údaje Obchodních kontaktů uchováváme v systému třetí strany Google Docs, kam mají přístup pouze autorizované osoby Správce.

Pro záznamy o poskytnuté uživatelské podpoře můžeme využívat služby společnosti Google, jako je např. Google Docs.

Získáme-li osobní údaje Uživatele jinými, než zabezpečenými kanály (např. e-mailem), jsou tyto údaje (v případě potřeby je uchovat) bezodkladně uloženy do bezpečného úložiště. V původním zdroji jsou údaje zlikvidovány trvalým výmazem, jakmile to povaha kontaktu smysluplně umožní (např. při e-mailové komunikaci mezi vámi a naší podporou udržujeme vlákno komunikace minimálně do vyřešení problému, se kterým jste se na podporu obrátili).

Osobní údaje nezpřístupňujeme žádné třetí straně vyjma

• námi pověřených zpracovatelů,
• Licencovaným uživatelům v rozsahu, který do Systému Dogfile zprostředkovaně nebo přímo zadali,
• Organizátorům akcí, na něž se prostřednictvím Systému Dogfile přihlásíte (získají veškeré osobní údaje, které uvedete v přihlášce na akci),
• ostatním Uživatelům, pokud v rámci uživatelské inzerce zveřejníte svůj inzerát a zvolíte zveřejnění svých osobních či kontaktních údajů,
• příjemců, kteří dle Zákona nebo zvláštních předpisů mohou osobní údaje požadovat (např. orgány činné v trestním řízení).

Abychom zajistili vyšší úroveň ochrany vašich dat, můžete pomocí Systému Dogfile nastavit skrytí veškerých vašich osobních a kontaktních údajů, které v Systému Dogfile udržujete. Takové údaje nejsou veřejně dostupné a to ani pro registrované Uživatele.

Registrovaní Uživatelé vás mohou kontaktovat pomocí zpráv Systému Dogfile, pokud máte toto nastavení aktivní. Systém Dogfile takovou zprávu doručí, aniž by odesílateli zpřístupnil vaše kontaktní údaje.

Ačkoliv se snažíme dělat maximum pro ochranu osobních údajů Uživatelů, v některých případech neneseme odpovědnost za jejich případný únik a zneužití, a to zejména tehdy, pokud dáte k předání či zveřejnění údajů svolení (např. při zveřejňování inzerátu nebo v rámci přihlášky na akci).

Jaká máte práva v souvislosti s vašimi osobními údaji

• Máte právo požádat nás o informaci, jaké vaše osobní údaje evidujeme a zpracováváme.
• Máte právo požádat o změnu, doplnění nebo opravu údajů, které o vás evidujeme.
• Máte právo požádat o likvidaci vašich osobních údajů. Likvidaci provádíme pomocí nevratné anonymizace příslušných dat.
• Máte právo změnit rozsah vašeho souhlasu se zpracováním osobních údajů, např. pokud nechcete dostávat obchodní sdělení pomocí e-mailu. Detailní informace k e-mailové komunikaci uvádíme v následující části.
• Máte právo požádat o informaci, jakým příjemcům byly vaše osobní údaje poskytnuty, kdy a proč (příjemcem a správcem údajů se stává např. Organizátor akce, k níž se prostřednictvím Systému Dogfile přihlásíte).

Práva Uživatele v souvislosti s osobními údaji lze uplatnit několika způsoby podle toho, jaká je povaha požadavku Uživatele:

• pomocí prostředků Systému Dogfile (např. změna preferencí ohledně zveřejňování kontaktních údajů,
• pomocí prostředků v e-mailové komunikaci (např. odhlášení z odběru obchodních sdělení pomocí odkazu v patičce e-mailových zpráv),
• písemnou žádostí.

Veškeré písemné žádosti související osobními údaji Uživatele je nutné zaslat vždy na e-mailovou adresu info@dogfile.eu, případně také v listinné podobě na adresu sídla Správce. Pro účely identifikace Uživatele jako oprávněného subjektu použijeme e-mailovou adresu, ze které s námi bude Uživatel komunikovat.

Pokud obdržíme žádost Uživatele o uplatnění některého z výše uvedených práv, budeme jej informovat o přijatých opatřeních bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. Naše společnost není v určitých případech stanovených Nařízením povinna zcela nebo zčásti žádosti vyhovět. Bude tomu tak zejména, bude-li žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména protože se opakuje. V takových případech můžeme buď

• požadovat přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací nebo sdělení nebo s učiněním požadovaných úkonů nebo
• odmítnout žádosti vyhovět.

V případě požadavku na likvidaci osobních údajů postupujeme v souladu se Zákonem a Nařízením GDPR, kdy osobní údaje můžeme udržovat i po obdržení žádosti Uživatele

• za předpokladu, že údaje potřebujeme pro vyřízení objednávky Uživatele nebo
• z titulu archivační povinnosti dané zákonem nebo
• je-li to naším oprávněným zájmem ve smyslu Nařízení GDPR čl. 6, odst. 1, písm f).

Osobní údaje jsou likvidovány v primární databázi. Reziduální záznamy o osobních údajích mohou být nadále obsaženy v zálohách systému po dobu max. 1 měsíce a v systémovém logu po dobu max. 6 měsíců, kdy nejpozději dojde k propagaci zlikvidovaných záznamů také do těchto úložišť.

Informace o tom, že u nás Uživatel uplatnil některé z výše uvedených práv a jak jsme jeho žádost vyřídili, si po přiměřenou dobu (5 let) uložíme za účelem dokladování této skutečnosti, pro statistické účely, zlepšování našich služeb a ochranu našich práv.

E-mailová komunikace ze strany Správce

Rozlišujeme dva základní druhy zpráv, které můžeme Uživatelům zasílat pomocí e-mailu:

• transakční zprávy – ty přímo souvisejí s využíváním našich služeb či používáním Systému Dogfile (např. e-mail s výzvou pro potvrzení zaregistrované e-mailové adresy),
• obchodní sdělení – jde o naše nabídky nebo nabídky našich Partnerů, které zasíláme svým jménem.

Mezi typické transakční zprávy patří: potvrzovací e-mail po registraci e-mailové adresy, potvrzení o platbě, zpráva od jiného Uživatele zaslaná pomocí Systému Dogfile, zpráva od Organizátora ohledně akce, jíž se účastníte, apod. Ze zasílání transakčních zpráv se nelze odhlásit, protože přímo souvisí s tím, jak Uživatel používá naše služby a Systém Dogfile. Jediný způsob, jak transakční zprávy nedostávat, je zrušit účet v Systému Dogfile. Toto bude mít za následek omezení dostupnosti některých funkcí Systému Dogfile a to tak, jak jsou tyto funkce přístupné anonymním neregistrovaným Uživatelům.

Zasílání obchodních sdělení lze zrušit pomocí odkazu v příslušné zprávě.

Ve výjimečných případech můžeme vybrané Uživatele kontaktovat se sdělením jiné povahy, než transakční nebo obchodní. Může se jednat například o:

• upozornění na bezpečnostní incident v souvislosti s osobními údaji Uživatele,
• výzvu k součinnosti Uživatele v rámci předchozí společné komunikace nebo v souvislosti s používáním Systému Dogfile, a to zejména za účelem odstranění chyb v Systému Dogfile nebo ověření, že je Systém Dogfile využívána v souladu s Obchodními podmínkami,
• výzvu k ověření identity Uživatele za účelem zpracování příchozí žádosti.

Platnost

Tyto Zásady ochrany osobních údajů se řídí platností Obchodních podmínek, jichž jsou součástí.